注意！私车公用协议可不是万能的

公司的公车不够用，员工开自己私家车出去办业务，这个费用是不是应该公司承担呢？什么油费、过路费、停车费等，公司是不是应该给我报销一下？

该，肯定该，因公支出，属于公司的支出，就应该入账报销，然后公司费用报销凭证有一大堆加油发票、停车发票，过路发票费等等。关键问题来了，若公司名下只有2辆车，结果公司账上列支的费用可以供20辆车用了，这时税务局就会问你，你这个费用合理吗？

你企业这个费用是否因公支出自己心知肚明，但税务局不清楚，也没有精力去核实，所以直接列支私车公用各项费用的做法太敏感了。

但是你在向税务局咨询私车公用产生的相关油费、过路费能不能报销、税前扣除时，税务局是不是这样回复你？

企业使用员工个人的车辆，应在签订租赁合同并取得车辆租赁发票的情况下，其发生的与生产经营相关的油费、保养费、过路费等支出，可凭合法有效凭证在企业所得税前扣除。

这个回复好像是万能的，但是不那么接地气，这个回复的内核思想是什么呢？其实就是让你取得充分的证明，至少从形式上证明这个车辆的使用费用的的确确是和企业相关的。

为什么不那么接地气呢？私车公用协议并不是万金油，也不是解决企业所得税扣除风险的制胜法宝，我们在使用时还是要结合企业的实际情况。

1、租赁合同难签，一两个人还好说，有些公司几百上千人使用私车公用，公司私车公用情况多，私车公用非常零散，用车难管理，签合同非常麻烦。

2、取得发票难度大，员工个人去税局开票意愿非常低，各地对个人开发票次数和金额有限制，实操上增加企业管理成本。

3、租赁发票税负高，个人代开租赁发票个人所得税就高达20%了，再加上增值税、附加等税负，综合税负接近25%，这部分费用都是企业承担，企业成本增加。

如果真的企业日常就是有各种加油发票、过路费发票采取报销方式来处理且未签署租车协议，我们如何做到尽量规避风险或者说把风险降低最低呢？

最好的方案是找专业的第三方租赁公司合作解决费用问题，或者与员工签订租车协议，并建立私车公用相关制度，落实私车公用报销规则、用车规则等，用证据链证明这个费用是确实因公发生的，税务检查时才能获得税务检查人员的认可。

比如说：员工私车公用每公里定额报销几元钱的方式进行计算，出行前提交出车申请单，包括时间、地点、出行事由等，出行完成后员工需要提供报销表格，信息应该包括实际出行次数，里程、出行费用等。

这里我推荐一个企业很好用的车辆管理工具，秀川私车公用平台，这家公司专门为企业解决私车公用业务的，他家有一个免费版的车辆管理系统car.xiuchuan.com，能够实现实时记录员工用车行程，导出用车凭证等功能，只有企业去注册后就能够免费使用。如果你想要把私车公用管理，费用报销外包给三方公司，也可以找秀川私车公用平台，他家提供两种员工用车费用报销解决方案，详细信息可以去秀川官网详细了解https://xiuchuan.com/car.html。下面我放一张秀川平台的产品介绍图。

私车公用

公司外出业务多，私车公用人数多，私车公用产生的大量费用难核实，用车真实性难监管，员工报销用车费用财务审核量大等等痛点，私车公用该怎么破局？

下列三种方式是大多数企业使用最多的方法：

1、以交通补贴的方式处理

按照部门、级别以及岗位性质直接随工资薪金发放交通费补贴，以此来解决员工平时因公出现产生的因公支出。

财企[2009]242号，企业为职工提供的交通、住房、通讯待遇，已经实行货币化改革的，按月按标准发放或支付的住房补贴、交通补贴或者车改补贴、通讯补贴，应当纳入职工工资总额，不再纳入职工福利费管理。

这是一个好办法，不需要员工发票报销，但不管是直接现金方式发放还是报销方式向职工支付的收入，均应该视为个人取得公务用车补贴收入，按照工资薪金计算缴纳个人所得税。

2、对外租赁用车

2.1 非短期租赁

适合经常在外地跑业务的销售代表这类员工，到达一个省后，可能要跑全省各地，这种适合找租赁公司租车使用。

现在租车非常方便，像一嗨、神州这类租车公司网点遍布全国各地，公司可以与租车公司签订框架合作协议，按月或者按次和租赁公司结算租车费用，取得租赁公司的合规发票。

2.2 短期租赁

适合市内出行、商务接待等场景需求，最简单的就是采用网约车企业版的方式。

我们都知道现在的网约车服务非常精准，全程行程追踪，所有出行有记录可查，不怕胡乱报销，这也是企业费用真实性证明的有效证据。

像一些网约车推行的企业版出行服务，更是和企业财务直接对接，省去了员工垫付交通费，报销交通费的流程，让出行更高效，费用管控更到位。

3、实报实销

企业日常就是有各种加油发票、过路费发票等要报销，我们该怎么办？

提前做好这4点，税务检查时税务人员非常认可。

（1）签订私车公用协议，明确公司与员工之间的用车关系；

（2）留存用车证据链，包括出车申请单「时间、地点、出行事由等」，出行完成后的人员需要提供的报销表格式，信息应该包括实际费用、里程、行程记录等；

（3）核实用车发票真实性，都应该凭票报销且发票都应该开具为公司抬头，开票日期会佐证出行的真实性，避免乱开发票、替票等违规行为出现。

（4）建立私车公用制度，落实私车公用报销规则、用车规则等。

如果做到这样，制度健全，费用合理，出差业务证据充分，我们又不是变相发补贴，又不是违规乱报销，那这种操作方式我觉得税务就算检查到，也可以用真实业务的理由去和税务沟通协调，获得税务的认可。

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